Twitter Facebook PDF Export Vytisknout Poslat emailem

Dílna kvality města Milevska

Milevsko_web.jpg Projekt Dílna kvality města Milevska se realizoval v rámci výzvy č. 53 - "Zvýšení kvality řízení v úřadech územní veřejné správy" Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost. Jeho cílem byla změna stávající funkcionální podoby úřadu do podoby procesně orientované organizace, zaměřené na služby. Ministerstvo vnitra projekt podpořilo částkou 5,6 mil. Kč.

Operační program Operační program Lidské zdroje a zaměstnanost
Oblast podpory 4.1 Posilování institucionální kapacity a efektivnosti veřejné správy
Číslo a název výzvy 53 - Zvýšení kvality řízení v úřadech územní veřejné správy
Realizátor

Město Milevsko

Celkové náklady projektu 6 562 294 Kč
Přínosy projektu
  • zlepšení organizační architektury úřadu
  • realizace modelu CAF a sebehodnocení
  • realizace digitálního procesního modelu
  • částečná automatizace procesů
  • vyškolení "procesních metodiků"
  • certifikace projektových manažerů
Obsah projektu
Hlavním cílem projektu byla změna stávající funkcionální podoby úřadu do podoby procesně orientované organizace, zaměřené na služby. Vzhledem k tomu, že služby jsou poskytovány prostřednictvím procesů, byl za základní prvek změny organizační architektury zvolen procesní model. Tento procesní model byl v centru všech aktivit projektu zaměřených na zlepšení organizační architektury, které se odehrávalo ve třech vrstvách:
 
1. Ve vrstvě systémové – kvalita systémové vrstvy byla zlepšována prostřednictvím modelu CAF a procesu sebehodnocení. 
 
2. Ve vrstvě obslužné – základním nástrojem organizační efektivity zaměřené na poskytování služeb jsou vzájemně provázané a vyladěné procesy. Proto byl realizován digitální procesní model, jehož prostřednictvím došlo k identifikaci všech služeb úřadu a k následnému vytvoření odpovídajících procesních modelů. 
 
3. Ve vrstvě technologické – modely jednotlivých procesů bylo dále možno prohlubovat až na technologickou úroveň. Zde byly zachyceny procesy v podobě datových toků, čímž byl vytvořen základ pro sběr dat o reálném průběhu procesů a precizní výkonnostní měření a pro případnou procesní automatizaci. V projektu byla realizována pouze dílčí technologická zlepšení (například částečná automatizace objednávkového procesu), nicméně v kombinaci s výstupy z projektu IOP se v rámci udržitelnosti projektu realizuje další zlepšování právě díky automatizaci procesů.
 
Úspěch projektu však závisel především na zaměstnancích úřadu. Proto se jádrem projektového týmu stali takzvaní „procesní metodici“ (zástupci jednotlivých odborů a útvarů městského úřadu ve spolupráci s vedoucími příslušných odborů), kteří měli procesy ve své přímé gesci. Jednalo se o kontinuální činnost – o jakousi „dílnu“, ve které se procesní metodici učili procesnímu modelování a zlepšování – důležité bylo, že tak činili nejdříve ne v ostrém provozu, ale právě v této dílně prostřednictvím diskuzí, testů a pokusů. V současné době jsou přímo zodpovědní za udržování procesního modelu v aktuálním stavu a za zlepšování služeb, čímž je zaručena udržitelnost projektu. K tomu jim mimo jiné pomáhá další ze softwarových nástrojů: „TT Knowledge Force“, výukový nástroj, jehož prostřednictvím jsou uchovávány a distribuovány znalosti o procesech (důležité z hlediska zástupnosti).
 
V rámci projektu byly také uděleny certifikace mezinárodně uznávané metodiky projektového managementu PRINCE2 vybraným projektovým manažerům úřadu a proběhly i různé konference a semináře, např. v Německu.
 
„Projekt se takto stal organickou součástí pracovního života úřadu a předpokládáme, že v rámci zlepšovacího procesu na bázi PDCA cyklu dojde k dalším zlepšením procesů a služeb úřadu. V budoucnu předpokládáme zavedení exaktního způsobu měření efektivity (controlling služeb) a další automatizaci našich procesů,“ doplňuje Ing. František Troják, tajemník městského úřadu a manažer projektu. „Dílna kvality přinesla důležitý impuls pro dlouhodobé zkvalitnění práce úřadu, v přímé návaznosti na služby poskytované občanům. Jedná se každopádně o dlouhodobý a kontinuální proces, ve kterém městský úřad Milevsko nadále pokračuje i po ukončení samotného projektu,“ uzavírá František Troják.
Více informací

http://www.milevsko-mesto.cz/