Twitter Facebook PDF Export Vytisknout Poslat emailem

Digitalizace a elektronizace vstupuje také do archivů

Komfortní obstarání úředních dokumentů, plánů či fotografií z archivů v elektronické podobě brzy nebude žádným problémem. Stačí mít jen připojení na internet a vše se rázem zrychlí a zjednoduší. Snazší přístup k  archivním dokumentům se stane běžnou praxí stejně jako jejich bezpečné, důvěryhodné a trvalé uložení.

Rychlý a jednoduchý přístup k archiváliím se stane běžnou praxí

Současný životní styl se stále zrychluje a čas se stává čím dál cennější hodnotou. Lidé už nechtějí běhat od úřadu k úřadu, čekat v dlouhých frontách, vyplňovat rozsáhlé listinné formuláře či složitě shánět dokumenty z archivů. Na úřadech chtějí potkávat kvalitní profesionály, kteří jim nabídnou rychlé a komfortní služby. Těmto trendům a požadavkům přichází naproti veřejná správa. Do její každodenní práce vstupuje digitalizace, elektronizace, práce s moderními technologiemi. Progresivní změny se týkají nejen klasických úřadů, ale také například archivů, jejichž zaměstnanci budou poskytovat rychlou, flexibilní a bezpečnou službu odpovídající moderním požadavkům 21. století.

K uskutečnění těchto představ má napomoci celá řada unikátních projektů financovaných z Integrovaného operačního programu. Jedním z nich je projekt Národního digitálního archivu zastřešený Národním archivem. Projekt je plně v souladu s naplňováním vládní strategie Smart Administration (Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby), která podporuje rozšíření nových informačních a  komunikačních technologií ve veřejné správě a její komfortnější a rychlejší fungování.

Kromě papírových archiválií se musí uchovat i ty elektronicky vzniklé

Okamžitá potřeba informací všemi směry se promítá snad do všech činností moderních úřadů a institucí. Proto informační a komunikační technologie, digitalizace a elektronizace vstoupily i do prostředí archivů. Hlavním úkolem archivů na poli elektronizace veřejné správy je zajištění dlouhodobého, bezpečného a důvěryhodného uložení digitálních dokumentů, které byly po celou dobu svého životního cyklu u původce (od vzniku do okamžiku archivního výběru) v digitální podobě. Pokud by neexistovala možnost digitální dokumenty dlouhodobě, bezpečně a důvěryhodně ukládat, bylo by nutno je pro uložení v archivu vytisknout. Tiskem však vždy ztrácíme část informací o dokumentu, ztrácíme část jeho vlastností (např. u databází možnost snadného vyhledávání) a komplikujeme budoucí přístup k dokumentu.

Na současné legislativní podmínky a potřeby veřejné správy i občanů ve smyslu získávání, uchovávání a využívání digitálních archiválií reaguje projekt v oblasti elektronizace a digitalizace služeb veřejné správy s názvem Národní digitální archiv. Projekt si klade za cíl trvale a bezpečně uložit digitální archiválie a současně k nim umožnit rychlý a bezpečný přístup. Moderně vybavený Národní digitální archiv umožní počínaje rokem 2014 uchovávat a zpřístupňovat digitální dokumenty trvalé hodnoty (digitální archiválie), jež pocházejí převážně z úřední činnosti, tedy zejména textové dokumenty, tabulky a databáze, ale i fotografie či plány. „Očekáváme, že v digitálním archivu bude během prvních 10 let uloženo přibližně 51 milionů digitálních a digitalizovaných dokumentů o celkové velikosti 1 028 TB. Pokud by všechny dokumenty vybrané za archiválie musely být vytištěny, potřebovali bychom pro jejich uložení přibližně 16 běžných kilometrů archivního prostoru," uvádí zajímavé srovnání Jiří Bernas, manažer projektu.  

Náklady na archivaci dokumentů se díky projektu výrazně sníží

Realizace tak významného a technologicky náročného projektu se samozřejmě neobejde bez problémů. „První překážkou dlouhodobého uchovávání jsou formáty, které se neustále mění. Druhým problémem potom jsou nosiče, které buď mají příliš krátkou životnost, nebo je jejich životnost dostačující, ale není zaručena dlouhodobá dostupnost čtecích zařízení,“ vysvětluje Jiří Bernas.

Projekt, který byl připravován sedm let, kromě dostupnosti dat však také významně sníží budoucí náklady na archivaci dokumentů v tradiční – listinné podobě, které by vznikly, pokud by digitální archiv neexistoval a bylo by třeba digitální dokumenty tisknout. Dále by mělo dojít k úspoře nákladů a času vynaložených badateli na dojíždění do archívů. Předpokládaná celková úspora je odhadována na zhruba 92 milionů korun ročně. Náklady na roční provoz přitom činí 70 milionů korun.

Národní digitální archiv je třeba chápat jako specializované pracoviště Národního archivu zajišťující technickou stránku digitální archivace (zachování a čitelnost dokumentů a přístup k nim). Pro ostatní veřejné archivy se kompetence nemění, budou i nadále vykonávat odbornou archivní péči dle archivního zákona," doplňuje Jiří Bernas. Projekt se realizuje v místě hlavního pracoviště Národního archivu na Praze 4 - Chodově a jeho záložní úložiště bude umístěno v jižních Čechách. 

Financování ze Strukturálních fondů

Projekt Národního digitálního archivu je z 85 procent financován ze Strukturálních fondů EU, konkrétně z Integrovaného operačního programu v rámci oblasti podpory Rozvoj informační společnosti ve veřejné správě, kterou má v gesci Ministerstvo vnitra ČR. Celkové náklady projektu dosáhnou necelých 467 milionů korun. Pro období  2007–2013 má Ministerstvo vnitra připraveno více než 13 miliard korun ze Strukturálních fondů, z nichž na projekty IOP podporující modernizaci veřejné správy cestou elektronizace a digitalizace je vyčleněno přes 8 miliard korun.

 

Kontakt pro bližší informace:

Odbor strukturálních fondů MV ČR

info@osf-mvcr_cz

www.osf-mvcr.cz

PR článek ke stažení: