Twitter Facebook PDF Export Vytisknout Poslat emailem

5. díl: Realizace projektu, výběrové řízení na dodavatele

Předposlední díl seriálu o evropských dotacích z Integrovaného operačního programu a Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost se tentokrát zaměří na realizaci projektu a základní principy pro zadávání veřejných zakázek. Jak má takový projekt vypadat, co všechno lze v jeho průběhu upravovat nebo jakých chyb se nejčastěji příjemci dotace při realizaci projektu a výběrových řízeních dopouštějí?

MV_manul_graf5_cisla_new.jpgKaždý úspěšný žadatel o podporu z Integrovaného operačního programu (IOP) nebo Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost (OP LZZ) bude jednou stát před rozhodnutím, jak vyplnit monitorovací zprávu, žádost o platbu nebo vyhlásit výběrové řízení.

Monitoring projektu

Nástroj, který informuje o stavu realizace projektu, je tzv. monitorovací zpráva. V některých případech to může být pouze závěrečná monitorovací zpráva nebo monitorovací hlášení (hlášení o pokroku). Ty většinou obsahují informace o dopadech projektu na cílové skupiny, údaje o financování projektu, problémech vzniklých při realizaci a návrhy na změny v projektu nebo plnění tzv. monitorovacích indikátorů (ukazatelů) důležitých pro sledování plnění cílů projektu. Pokud se v průběhu nebo na konci projektu totiž ukáže, že příjemce není schopen dosáhnout plánované hodnoty monitorovacích indikátorů, hrozí mu sankce (přiměřené snížení dotace).

Monitorovací zprávy musí obsahovat soupis aktivit, které proběhly ve sledovaném období, a musí z nich být dostatečně jasné, jaké činnosti se budou realizovat. Doporučujeme se přitom vyvarovat nedostatečnému označování faktur, nesprávnému vyplňování údajů na pracovních výkazech nebo soupiskách účetních dokladů. S vyplňováním monitorovacích zpráv a jejich příloh mohou příjemcům pomoci dokumenty, které se přímo nacházejí v elektronické aplikaci Benefit7 na adrese www.eu-zadost.cz nebo na webu www.osf-mvcr.cz.

Průběžné proplácení nákladů

Projekty jsou až na výjimky financovány ex-post. Veškeré výdaje musí příjemce nejprve zaplatit z vlastních zdrojů a teprve po schválení jednotlivých faktur lze požádat o proplacení uhrazené částky prostřednictvím žádosti o platbu. Výjimku tvoří projekty z OP LZZ v rámci 4. prioritní osy – tam lze požádat o předfinancování projektu. Žádosti o platbu se předkládají spolu s monitorovací zprávou jednou za šest měsíců po skončení sledovaného monitorovacího období.

Každá změna musí být zaznamenána

Téměř žádný projekt není realizován tak, jak byl popsán v projektové žádosti. Změny jsou přirozenou součástí života, i toho projektového. V rámci OP LZZ jsou rozlišovány podstatné od nepodstatných změn. O nepodstatných změnách stačí informovat OSF v nejbližší monitorovací zprávě, protože při nich nedochází k zásadní změně smlouvy o poskytnutí podpory. Nicméně i zde je třeba popsat důvody, které vedly ke změně projektu. Podstatné změny projektu OP LZZ je možné realizovat pouze po příslušné úpravě právního aktu (např. formou dodatku). Mezi podstatné změny patří například změna data ukončení projektu, posunutí zahájení realizace projektu na dřívější datum, přesun financí mezi jednotlivými kapitolami nad 15 % objemu původního rozpočtu (u IOP nad 20 %) nebo změna názvu příjemce. U projektů v rámci IOP je nutné dopředu informovat OSF o všech změnách na formuláři Oznámení o změnách v projektu.

Splnění informační povinnosti

Příjemci dotace mají také povinnost informovat o svém projektu širokou veřejnost. Řídí se přitom pravidly a povinnostmi pro publicitu. I když se někdy publicita omezuje pouze na umístění povinných log EU na různé předměty, jde především o způsob, jak informovat veřejnost o něčem užitečném a inovativním. Povinné minimum publicity a vizuální identity projektů podpořených z OP LZZ naleznete v Manuálu pro publicitu OP LZZ, pravidla pro IOP obsahuje dokument Pravidla pro provádění informačních a propagačních opatření

Kontroly probíhají po celou dobu

Zachytit a odstranit případné nedostatky v projektu se OSF snaží pravidelnými kontrolami. Zjišťují připravenost projektu k realizaci, jeho aktuální stav i schopnost stát se dlouhodobě udržitelným. Administrativní kontrola spočívá v kontrole dokladů. Fyzické kontroly probíhají na místě u příjemce podpory a porovnává se při nich skutečný stav se stavem deklarovaným. Proto je potřeba si veškeré dokumenty související s realizací projektu uchovávat po dobu 10 let od ukončení projektu, některé typy dokumentů, jako například mzdové listy, až po dobu 30 let.

Veřejné zakázky jsou nejvíce hlídanou oblastí čerpání

Veřejné zakázky jsou podle dosavadních zkušeností administrátorů projektů operačních programů jednou z nejvíce problémových, a tudíž nejpřísněji kontrolovaných oblastí při čerpání dotací. Výběrová řízení se řídí zákonem o veřejných zakázkách a pravidly pro zadávání veřejných zakázek v IOP a OP LZZ. Nápomocné mohou být Manuály úspěšného žadatele, prezentace z pořádaných seminářů, které jsou na webu OSF, nebo vzdělávání v rámci OP LZZ formou e-learningu – jeden celý kurz se věnuje právě této problematice.

Příjemci dotace by si měli dávat pozor především na neformální nedostatky, jako je například špatné vymezení předmětu zakázky, neuvedení lhůty pro podávání nabídek nebo nedostatečné upřesnění požadavků na prokázání kvalifikace dodavatele. Chybou může být i to, že zadavatel veřejné zakázky není schopen předložit v den kontroly či na vyžádání veškerou zadávací dokumentaci. Možnost přezkoumatelnosti celého řízení (transparentnost) je jednou ze základních zásad v oblasti výběrových řízení. Dalšími jsou zásada rovného zacházení, kdy je zadavatel povinen přistupovat ke všem uchazečům stejným způsobem, a zákaz diskriminace. Pověříte-li externí subjekt provedením zadávacího řízení, kontrolujte také jeho práci. Vybíráte-li si některou z poradenských firem, nespoléhejte jen na působivé webové stránky a množství referencí.

V posledním čísle seriálu se budeme zabývat finalizací a závěrečným vyhodnocením projektu. Celý proces řízení projektu tím tak bude u konce a finanční prostředky ze strukturálních fondů Evropské unie proplaceny na účet příjemce dotace.

Dokument ke stažení: